Choisir où stocker vos documents dans le cloud peut être un casse-tête si vous hésitez entre une data room virtuelle et Google Drive. Découvrez nos conseils pour garder vos documents en toute sécurité.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, le stockage de vos documents dans le cloud est devenu indispensable pour plusieurs raisons. Tout d’abord, c’est un excellent moyen de sauvegarder vos documents en toute sécurité. Autre avantage de taille, vos documents sont ainsi toujours accessibles depuis votre ordinateur ou votre smartphone, où que vous soyez et à n’importe quel moment. Enfin, vous pouvez les partager tout en contrôlant les droits d’accès.
Cependant, pour que le stockage de vos documents dans le cloud soit efficace, il convient de choisir la meilleure option pour votre entreprise. Il existe à ce jour deux options particulièrement populaires : les data rooms virtuelles et Google Drive. Nous vous proposons dans cet article de faire le point pour vous sur les avantages et les inconvénients de ces deux plateformes.
Quelles sont les différences entre une data room virtuelle et Google Drive ?
Une data room virtuelle propose, comme Google Drive, de stocker dans le cloud vos documents, quel que soit leur format. Vous pouvez ensuite y accéder à tout moment, simplement en vous connectant sur votre smartphone, votre tablette ou votre ordinateur.
Sur les deux plateformes de stockage, vous avez également la possibilité de partager vos documents en choisissant les paramètres des droits d’accès.
Mais si de prime abord une data room virtuelle paraît très similaire à Google Drive, il existe en réalité de nombreuses différences entre les deux.
- La sécurité. C’est le premier point que vous devez prendre en considération lorsque vous voulez stocker vos documents sur le cloud. Google Drive utilise une clé de chiffrement pour protéger vos documents. La plateforme demande également une double authentification lors de votre connexion pour s’assurer de votre identité.
Une data room virtuelle, quant à elle, offre un niveau de sécurité supérieur. Elle propose un cryptage des données et des certificats de sécurité spécifiques, visant à éviter tout risque de piratage et toute fuite de données. - Les droits d’accès. Autre point important à considérer, les droits d’accès déterminent quelles personnes peuvent consulter ou modifier vos documents. Pour partager un document sur Google Drive, vous avez la possibilité d’envoyer un lien d’accès à votre interlocuteur. Attention toutefois, si vous ne limitez pas correctement l’accès de votre document, toute personne ayant le lien peut y accéder. Vous pouvez également choisir si votre interlocuteur peut modifier ou non vos documents.
Avec une data room virtuelle, vous pouvez aller plus loin en choisissant les options auxquelles votre interlocuteur peut avoir accès. Vous avez également la possibilité d’éviter tout téléchargement intempestif de documents. - La gestion des documents. Avec Google Drive, vous avez la possibilité de créer des dossiers et des sous-dossiers dans lesquels vous pouvez uploader et classer vos documents. Une data room virtuelle vous permet d’avoir une meilleure visibilité de l’ensemble de vos dossiers et sous-dossiers, et d’avoir une prise en main plus intuitive pour trouver vos documents. Leur gestion y est donc facilitée.
Il est également important de prendre en compte qu’une data room virtuelle vous permet d’uploader massivement vos documents, là où Google Drive est moins optimal. En effet, cette plateforme est limitée à 750 Go par jour et par utilisateur l’importation possible de données. En outre, Google Drive devient particulièrement lent en cas de téléchargement massif. - Les capacités de stockage. Il est important de noter que sur Google Drive, un Drive partagé ne peut pas contenir plus de 500.000 éléments. Si votre entreprise a beaucoup de documents à stocker, cela peut vite se révéler problématique.
Une data room peut quant à elle stocker des millions de documents, et surtout proposer des options évolutives en fonction de vos besoins. - Le prix. Le gros avantage de Google Drive est la gratuité de son service basique. En effet, l’utilisateur peut y stocker gratuitement jusqu’à 15 Go. Si vous avez besoin de plus, Google offre différents forfaits mensuels, allant de 2,99 euros à 149,99 euros. Ce dernier forfait vous permet d’utiliser jusqu’à 30 To de données.
Pour utiliser une data room virtuelle, il n’y a pas d’option gratuite. Mais il existe de nombreux forfaits qui vous permettront d’obtenir le stockage dont vous avez besoin au meilleur prix.
Pourquoi choisir une data room virtuelle plutôt que Google Drive ?
Google Drive est intéressant pour un usage purement personnel, ou pour les auto-entrepreneurs qui ont peu de documents à stocker. Il est facile d’utilisation, gratuit dans sa version basique et permet de paramétrer l’accès des documents. Si vous travaillez dans un secteur créatif et avez besoin de partager des visuels, des articles ou des éléments graphiques, Google Drive est le bon outil pour vous. De même, si vous souhaitez partager à vos amis vos photos de vacances, vous n’avez pas besoin de plus.
Toutefois, Google Drive atteint vite ses limites dans le monde de l’entreprise. Tout d’abord, la sécurité du stockage n’est pas optimale. Ainsi, dans le cadre d’une fusion-acquisition où des milliers de documents doivent être audités de façon sécurisée, opter pour une data room virtuelle est indispensable. Non seulement Google Drive n’est pas suffisant en termes de sécurité, mais il est également à la traine pour la vitesse de téléchargement. En effet, Google Drive devient lent et peu pratique en cas de téléchargement massif de données, contrairement à une data room virtuelle qui est prévue pour ce genre de situation.
En outre, si vous avez de nombreux documents à stocker auxquels plusieurs utilisateurs doivent avoir accès, une data room virtuelle est à privilégier, car elle est plus facile à prendre en main, grâce notamment à son interface plus intuitive. Vous pouvez plus facilement choisir les droits d’accès de chacun de vos interlocuteurs, en étant assuré d’éviter tout téléchargement interdit de documents. On parle alors d’autorisations granulaires.
Il est enfin à noter que de nombreuses data rooms virtuelles utilisent l’intelligence artificielle pour automatiser un certain nombre de tâches chronophages, ce qui est un avantage non négligeable au quotidien, tant pour vous que pour vos équipes.
Toute entreprise ayant des données sensibles devant rester confidentielles doit donc préférer une data room virtuelle à Google Drive. Cela peut être le cas des banques d’investissement, des agences immobilières, mais aussi des entreprises gérant des données de santé. En effet, toute fuite de données de ce type risque de se révéler désastreuse pour l’image de l’entreprise qui a mal stocké ses documents confidentiels.
Quels sont les risques à utiliser Google Drive pour des documents confidentiels ?
Il est important de garder en tête que Google Drive n’est pas complètement sécurisé contre les risques de piratage. En stockant des documents confidentiels sur Google Drive, vous prenez donc le risque que certaines de vos données soient perdues.
Le mot de passe de votre compte peut également être piraté, donnant ainsi accès à tous vos documents, mais également à vos emails et à vos informations personnelles. Cela a déjà été le cas en 2014, où 5 millions d’utilisateurs Google ont vu leurs données piratées.
Enfin, le partage de documents via le lien proposé par Google Drive n’est pas non plus entièrement sécurisé, puisque ce lien peut être partagé à d’autres personnes qu’aux destinataires initiaux. Avec ce simple lien, des personnes malveillantes peuvent consulter, ou même modifier ou supprimer vos documents, sans que vous ayez la possibilité d’y remédier.
Ainsi, si la sécurité proposée par Google Drive est suffisante pour des documents personnels, comme des photos de vacances, ou des documents professionnels de peu d’importance, pour tout autre document, il convient de choisir une data room virtuelle.
Le niveau de sécurité et de cryptage est beaucoup plus élevé, permettant à vos documents d’être sauvegardés de façon totalement sécurisée.
Le niveau de sécurité des data rooms virtuelles est notamment garanti par des certificats de conformité, tels que la norme ISO 27001, SOC 2 et SOC 3. Les data rooms virtuelles demandent également une authentification multifactorielle pour assurer l’identité de la personne qui se connecte.
Comment transférer vos documents de Google Drive à une data room virtuelle ?
Si vous utilisez actuellement Google Drive pour le stockage de vos documents, et souhaitez désormais passer à une data room visuelle, sachez qu’il est possible de transférer très facilement vos documents d’une plateforme à l’autre.
- Tout d’abord, vérifiez bien que vous avez tous les droits sur les documents stockés sur votre Google Drive. Cela peut aussi être l’occasion de vérifier la pertinence des documents que vous allez transférer, et de faire éventuellement un tri dans vos données, en supprimant par exemple les doublons ou les documents obsolètes.
- Une fois cette première étape effectuée, connectez-vous à votre nouvelle data room virtuelle. Si vous pouvez bien sûr le faire depuis votre smartphone, il peut être plus confortable pour cette étape de le faire depuis votre ordinateur, afin d’avoir une meilleure visibilité sur l’interface.
- Maintenant que vous êtes connecté à votre data room, sélectionnez le bouton Upload. Vous allez très certainement avoir un choix d’options dans ce menu, il convient alors de sélectionner le bouton Google Drive.
- Désormais, vous avez la possibilité de transférer vos dossiers et documents présents dans Google Drive dans votre data room virtuelle. Attention, cela peut prendre un peu de temps en fonction du nombre de documents dont vous disposez.
Il est à noter qu’avant de commencer le transfert de vos documents, il peut être intéressant, si vous travaillez en équipe, de laisser vos collaborateurs prendre la main sur la data room virtuelle. En effet, même si l’interface est intuitive, elle diffère de Google Drive et demande donc un petit temps d’adaptation, pour vous comme pour votre équipe. Pour vous assurer que celle-ci soit à l’aise avec la data room et puisse optimiser son usage, nous vous conseillons de l’impliquer dans le choix du fournisseur. La plupart des fournisseurs de data rooms propose un essai gratuit, n’hésitez pas à en profiter et à demander les retours de votre équipe. Vous vous assurez ainsi d’avoir un outil qui vous conviendra au plus grand nombre, et qui pourra être pris en main dès le transfert de vos documents depuis Google Drive.
Conclusion
À ce jour, la meilleure option pour le stockage des données de votre entreprise est indubitablement la data room virtuelle. Sécurisée, facile à prendre en main, évolutive, parfaite pour le téléchargement massif de données, la data room virtuelle est un outil indispensable pour assurer la sauvegarde et le partage de vos documents.
Il existe actuellement sur le marché de nombreux fournisseurs de data rooms, qui offrent de multitude d’options en fonction de vos besoins et il peut être difficile de savoir lequel choisir. Pour trouver la data room qui vous correspondra le mieux à vous et à votre équipe, nous vous conseillons de retrouver notre sélection des meilleures data rooms en 2025 : https://datarooms.fr/.
Il est à noter que Google Drive reste bien évidemment une plateforme de stockage très intéressante, notamment par la gratuité de son option basique, qui permet un stockage allant jusqu’à 15 Go. Toutefois, Google Drive est à privilégier pour un usage personnel plutôt que professionnel, son système de sécurité pouvant être piraté et les données sauvegardées corrompues.
Il est en effet essentiel pour toute entreprise de s’assurer de la sécurité des données qu’elle sauvegarde, autant pour elle que pour ses clients et collaborateurs, en choisissant le bon outil de stockage sur le cloud.