La data room virtuelle Box est une solution simple pour le traitement centralisé et sécurisé des transactions. Le vaste héritage de Box en matière de stockage de fichiers et ses nombreuses intégrations fournissent aux utilisateurs tous les outils nécessaires à une gouvernance et à une prise de décision ingénieuses.

Box a été fondée en 2005 à Redwood City, en Californie, en tant que plateforme de collaboration en ligne. En un peu moins de deux décennies d’activité, Box a acquis 14 entreprises, dont SignRequest, une solution de signature électronique, et Butter.ai, un instrument de recherche d’outils de travail multiplateforme.

La data room Box et d’autres produits s’adressent aux petites, moyennes et grandes organisations dans divers secteurs. La solution de contenu en cloud Box.org est particulièrement destinée aux organisations à but non lucratif. Les autres secteurs qui bénéficient de la data room Box sont la santé, la finance, le commerce de détail et la construction.

Dans toute sa gamme de produits, Box travaille avec plus de 100 000 clients, dont 68 % des membres de la liste Fortune 500. Outre son siège social à Redwood City, Box possède également des bureaux à San Francisco, New York, Austin, Toronto, Londres, Munich, Tokyo, etc.

La data room Box utilise des serveurs dans 8 pays sur tous les continents, à l’exception de l’Afrique. En fonction du secteur d’activité et de la localisation du client, Box présente une large sélection de certifications et de conformités de sécurité, notamment :

  • ISO/IEC 27001
  • SOC (1, 2, 3)
  • FINRA
  • RGPD
  • HIPAA
  • FedRAMP, et autres.

Parmi les fonctions de sécurité de la data room virtuelle Box, citons le cryptage AES 256 bits, les pistes d’audit détaillées, le filigrane multicouche, jusqu’à 7 niveaux d’autorisations d’accès basées sur des rôles, l’authentification à deux facteurs et la protection contre la perte de données. 

En outre, les utilisateurs de la data room Box peuvent profiter de conditions d’utilisation personnalisables, de limitations d’accès propres à chaque appareil et d’une application stricte des mots de passe.

Outre une sécurité renforcée, le fournisseur de data room Box améliore l’expérience des utilisateurs grâce à un vaste ensemble d’outils intégrés et d’intégrations possibles. Selon Box, sa data room virtuelle peut se connecter à 1 500 applications différentes, dont l’ensemble d’outils O365, Google Workspace, Slack, Zoom, Salesforce et DocuSign.

En ce qui concerne l’organisation et la gestion des documents, la data room Box permet la prévisualisation dans le navigateur de 120 types de fichiers, des dossiers et des sections spécifiques à chaque étape de l’opération, et des instruments de collaboration interactifs tels que les notes.

Comme Box offre de nombreux produits en dehors de la data room virtuelle, elle propose plusieurs formules de prix dans deux catégories : Particuliers et Entreprises. Le plan Entreprise peut accueillir une data room avec ses capacités de gestion de contenu et de protection des données, et il commence à 48 $ par utilisateur par mois avec un minimum de 3 utilisateurs.

Le plan Enterprise couvre une quantité illimitée de stockage et permet un nombre illimité d’utilisateurs. En outre, la data room virtuelle à ce prix comprendra toutes les fonctionnalités de base et avancées des autres solutions de Box. 

Box propose également un plan personnalisable pour les organisations à grande échelle qui permet aux utilisateurs de sélectionner les fonctionnalités et les services de leur data room.

Les caractéristiques de sécurité des data rooms de Box sont souvent évoquées dans les commentaires des utilisateurs en ligne. Les anciens clients indiquent qu’ils disposent de nombreuses options lorsqu’il s’agit de protéger des documents particuliers et des sections entières de données. En revanche, d’autres évaluateurs souhaiteraient un peu plus de souplesse dans les configurations de sécurité. 

Un autre grand avantage de la data room virtuelle Box est sa grande accessibilité depuis la plupart des appareils et plateformes. Les utilisateurs indiquent qu’il est facile de consulter et d’adresser des fichiers en déplacement, ce qui permet de gagner beaucoup de temps lors de transactions complexes. En plus de cela, les nombreux outils intégrés permettent un flux de travail rationalisé et fonctionnel. 

Parmi les inconvénients mentionnés par les utilisateurs de Box Data Room figurent les difficultés liées à l’édition rapide des documents, car la plateforme ne permet pas de passer intuitivement de la visualisation à la révision. D’autres ont également souligné les difficultés liées à l’outil de recherche et parfois l’incapacité totale à localiser des documents spécifiques, en particulier lorsque le volume de documents est important.

Box ne se concentre pas sur le marché des data rooms virtuelles et propose de nombreuses solutions pour le partage de fichiers publics et la collaboration. C’est pourquoi certains utilisateurs professionnels préfèrent des solutions de DRV plus spécialisées à Box.