Tout savoir sur les tarifs des data rooms et comment les choisir

Les modèles de tarification proposés par les fournisseurs des salles de données virtuelles varient considérablement. Cet article vous aide à y voir plus clair !

Les salles de données virtuelles sont des outils de plus en plus populaires ; leurs efficacité et niveaux de sécurité supérieurs, ainsi que les économies sur les coûts des projets qu’elles permettent de réaliser séduisent un nombre toujours grandissant d’entreprises de toutes tailles et l’offre s’étoffe d’année en année. 

Les data rooms sont des plateformes en ligne, utilisées pour le stockage, la distribution, la gestion de documents et d’autres types d’informations. Communément utilisées dans les secteurs financier, bancaire et des affaires, elles ont peu à peu remplacé les salles de données physiques. 

Les fournisseurs de data rooms proposent des plans de tarification variés qui peuvent s’avérer déroutants pour les utilisateurs novices. Sachez dès à présent que le choix d’un modèle de tarification pour une data room dépend en grande partie des besoins de l’utilisation.

Comment choisir la meilleure tarification pour une data room ?

Les modèles de prix proposés par les fournisseurs de salles de données virtuelles varient en fonction des fonctionnalités incluses, des options de sécurité et d’assistance personnalisée, ainsi que des outils avancés de gestion de projet, entre autres choses. Quels aspects importants devez-vous prendre en compte ? Notre liste vous présente les principaux points à considérer dans les tarifs des data rooms.

• Sécurité. La sécurité est certainement le premier et le plus important critère à remplir. Une data room sécurisée doit offrir, en plus d’un chiffrement solide, des fonctionnalités avancées comme des autorisations d’utilisateur granulaires, l’authentification multifactorielle et des historiques d’activité détaillés. Les certifications ISO 27001, SOC2 et HIPAA sont également garantes d’un niveau de sécurité élevé.
  
• Facilité de prise en main de l’interface. Une data room a pour vocation de simplifier et d’accélérer des processus fastidieux, par conséquent, l’interface doit être, elle aussi, facile à naviguer et ne pas demander de compétences ou de connaissances particulières. L’absence de plug-ins et une plateforme intuitive, disponible sur différents supports et systèmes d’exploitation sont à privilégier.
  
• Gestion de projet. La disponibilité de la data room depuis n’importe quel appareil et à tout moment est l’un des aspects phares tant appréciés par les utilisateurs. Les documents stockés bénéficient de fonctions supplémentaires, comme la numérotation automatique des index. L’annotation des documents, les outils de communication et d’autres fonctions d’optimisation représentent un gain de temps et d’argent considérable lors de la clôture des transactions.
  
• Analyses et rapports. Les analyses de données et les rapports générés par la data room sont des informations indispensables pour l’optimisation du flux de travail. Les fournisseurs de salles de données virtuelles proposent des fonctionnalités innovantes, comme des statistiques sur les utilisateurs les plus actifs, les documents les plus consultés et ceux consultés le plus longtemps, ou encore sur les recherches récentes.
  
• Branding. Les fournisseurs de data room vous permettent d’apporter des éléments de personnalisation à votre salle de données virtuelle. Vous pouvez ainsi utiliser le logo de votre entreprise, choisir le code couleur du thème et envoyer des invitations personnalisées à vos clients et collaborateurs.
  
• Assistance client. Un service d’assistance efficace et rapide est l’un des piliers sur lesquels repose une salle de données virtuelle digne de confiance. Les équipes du service client sont joignables par chat en direct, par email ou par téléphone. Il va sans dire que le chat en direct est un mode de contact à privilégier tant pour sa simplicité que pour sa disponibilité 24 h/7 j.

Les 4 modèles de tarification utilisés pour les prix des data room

Les salles de données virtuelles appliquent des formats de tarification différents. Cette dernière peut se faire par page, ce qui peut rapidement devenir coûteux et compliqué à gérer en cas de projets multiples. Une autre méthode consiste à appliquer un tarif par nombre d’utilisateurs ou par volume de stockage. Toutefois, les meilleures offres sont en général proposées par les abonnements mensuels et annuels. Les prix des data room peuvent aller de quelques centaines d’euros à plusieurs milliers en fonction de l’envergure du projet.

1. Tarif par page. Cette méthode de tarification directement héritée de l’époque où chaque page devait être scannée manuellement est encore appliquée par certains fournisseurs. Alors qu’elle pourrait paraître intéressante pour des projets de petite envergure, attention aux frais de dépassement qui peuvent s’accumuler rapidement avec une data room au tarif par page.
   
2. Tarif par utilisateur. Une méthode alternative consiste à facturer une salle de données virtuelle par le nombre d’utilisateurs. Les fournisseurs proposant ce mode de tarifications peuvent intéresser des équipes aux effectifs réduits. Il est recommandé de s’informer sur les tarifs appliqués aux utilisateurs supplémentaires et les éventuelles limitations.
   
3. Tarif en fonction du volume de stockage. Ce modèle de tarification est basé sur le nombre de gigaoctets (Go) utilisé par la salle de données virtuelle. Le volume de stockage est fixe chez certains fournisseurs, alors que d’autres proposent des paliers progressifs. Les projets aux fichiers légers, comme des documents texte, peuvent bénéficier d’une tarification par volume de stockage. Toutefois, des charges en cas de dépassement sont à prévoir.
   
4. Les abonnements mensuels et annuels. Dans ce cas, les fournisseurs offrent des plans d’abonnements mensuels avec des réductions pour des engagements longue durée. Ces forfaits comprennent en général un certain volume de données inclus, ainsi qu’un nombre illimité de pages et d’utilisateurs. Ce modèle est intéressant pour les projets à fort potentiel de développement, qui auront le choix entre plusieurs formules d’abonnement personnalisées. 

Quels critères à prendre en compte pour choisir la meilleure data room virtuelle ?

Votre salle de données virtuelle doit être rapide à déployer et vous devez pouvoir compter sur une assistance efficace en cas de problème. En fonction des besoins de votre projet, vous allez opter pour l’un des modèles de tarification décrits plus hauts. Enfin, comparez les fonctionnalités supplémentaires et les outils d’analyse de données inclus.

Facilité d’utilisation

Afin de garantir une expérience utilisateur réussie, la salle de données virtuelle doit disposer d’une interface intuitive et compatible avec les systèmes d’exploitation les plus répandus. Les fonctionnalités supplémentaires telles qu’une interface multilingue et une recherche avancée sont à rechercher dans un projet à portée internationale.

Support disponible 24/7

Les enjeux des projets se concrétisant dans les data room, requièrent une réactivité et une efficacité hors pair du service d’assistance. Les fournisseurs proposent des équipes d’assistance disponibles par chat en direct, email ou téléphone, mais également des points de contact uniques dans certaines offres.

Une tarification sur mesure

Les tarifs des data room suivent des modèles différents et s’adaptent en fonction de l’utilisation et des besoins des utilisateurs. Les avantages offerts par les fournisseurs dans leurs forfaits et leur pertinence dans un contexte particulier permettront de sélectionner les meilleures offres.

Fonctionnalités de sécurité avancée

Les fonctionnalités supplémentaires de sécurité incluses sont, par exemple le filigrane dynamique, des visionneuses de documents sécurisées, la possibilité de limiter l’accès même après le téléchargement et la destruction à distance des documents.

Outils de contrôle (journaux d’audit, analyse de données, etc.)

Les salles de données virtuelles disposent d’outils de suivi des activités et proposent des rapports permettant d’évaluer le progrès des projets. Parmi les fonctionnalités offertes, les journaux d’audit détaillés, la visualisation infographique des activités et les notifications d’accès.

Conclusion

Les offres et les prix des salles de données virtuelles diffèrent sensiblement sur ce marché en pleine expansion, par conséquent déterminer exactement l’utilisation que vous en aurez et les besoins du projet sont des étapes importantes avant d’opter pour un fournisseur. Pour cela, il est recommandé de : 

Visitez notre page d’accueil pour une liste comparative des meilleurs fournisseurs de data room.