Comparatif des meilleures data rooms virtuelles sécurisées : protection avancée

Qu’est-ce qu’une salle de données virtuelle sécurisée ?

Une salle de données virtuelle sécurisée (VDR, ou secure virtual data room) est une plateforme cloud en ligne hautement sécurisée, permettant de gérer et de partager des documents sensibles de l’entreprise. Elle dispose de fonctionnalités utiles aux transactions complexes, telles que les fusions et acquisitions (M&A), les levées de fonds ou encore les introductions en bourse. 

Les data rooms virtuelles permettent ainsi aux parties prenantes (clients, fournisseurs, auditeurs, sous-traitants ou consultants) d’accéder aux informations nécessaires auxquelles elles sont autorisées. L’objectif est de collaborer efficacement sur des projets confidentiels et de partager des informations critiques en toute sécurité. Ses principales fonctionnalités comprennent :

• Cryptage des fichiers, 
• Contrôles d’accès granulaires, 
• Outils de suivi et de gestion des utilisateurs,
• Marquage dynamique des documents pour décourager le partage non autorisé. 

Quelles sont les Principales Solutions de Sécurité des Salles de Données Virtuelles ?

Pour garantir la sécurité absolue de vos contenus, les salles de données virtuelles mettent en place plusieurs solutions de sécurité sophistiquées. On y découvre notamment :

Certificats de conformité 

Les data rooms sont souvent tenues de respecter des normes de sécurité strictes pour assurer la protection des informations confidentielles. Cela a conduit à l’émergence de divers standards. Parmi les plus importants, on trouve :

• La norme ISO 27001, qui établit des exigences pour un système de gestion de la sécurité de l’information (SGSI). Cette certification assure que le fournisseur de VDR applique des contrôles de sécurité robustes pour protéger les données.
• SOC 2 et SOC 3 vérifient que les pratiques du fournisseur respectent les principes de sécurité, de disponibilité, de confidentialité, et de traitement intégrité des informations. Ces certifications sont essentielles pour assurer aux clients que leurs données sont protégées par des standards internationaux de sécurité.

Sécurité de l’infrastructure 

La sécurité de l’infrastructure des salles de données repose sur des mesures de sécurité physique et logique :

• Sur le plan physique, les centres de données qui hébergent les serveurs des VDR sont protégés par des contrôles d’accès rigoureux, une surveillance vidéo 24/7 et des gardes de sécurité.
• Du côté logique, les VDR recourent à des technologies de cryptage avancées. Le cryptage en transit protège les données pendant leur transmission entre l’utilisateur et la plateforme, en empêchant toute interception malveillante. Les données sont ensuite protégées par un cryptage au repos, qui rend les fichiers illisibles sans les clés de déchiffrement appropriées.

Contrôle d’accès 

Les mécanismes de contrôle d’accès dans une VDR incluent des fonctionnalités avancées, telles que l’authentification multifactorielle (MFA) et des permissions granulaires :

• L’authentification multifactorielle exige des utilisateurs qu’ils fournissent plusieurs formes de vérification avant d’accéder aux données. Il peut s’agir d’un mot de passe et d’un code envoyé sur leur téléphone mobile.
• Les permissions granulaires permettent aux administrateurs de définir des niveaux d’accès spécifiques pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Cela limite les informations accessibles en fonction des besoins de chaque personne. 

Ces contrôles contribuent ainsi à la prévention des accès non autorisés et à la protection des données contre tout risque de perte ou de divulgation non approuvée.

Sécurité des documents internes 

La sécurité des documents internes dans une VDR est renforcée par des dispositifs tels que le chiffrement, les restrictions de partage et le marquage dynamique : 

• Chiffrement : Les documents sont protégés par des systèmes de chiffrement sophistiqués qui transforment les fichiers en un format illisible pour quiconque n’a pas les clés de décryptage appropriées.
• Restrictions de Partage : Les VDR permettent de limiter les actions des utilisateurs sur les documents, telles que la désactivation de la copie, de l’impression, et du transfert de fichiers.
• Marquage Dynamique : Ce procédé intègre des détails tels que l’adresse e-mail et l’adresse IP du destinataire directement dans les documents. Cela permet non seulement de suivre l’origine de toute fuite éventuelle, mais aussi de dissuader les utilisateurs de partager les informations sans autorisation.

Pourquoi les data rooms virtuelles sont-elles plus sécurisées que le stockage cloud et les salles de données traditionnelles ?

Bien que le stockage cloud et les salles de données physiques aient leurs avantages, les data rooms virtuelles sont conçues pour gérer des transactions extrêmement confidentielles. Cette spécialisation leur offre une sécurité accrue, souvent supérieure à celle des autres solutions, pour protéger vos données critiques.

Sécurité par rapport au stockage cloud

Le stockage cloud et les salles de données offrent aux utilisateurs un espace dédié au stockage en ligne sécurisé. Toutefois, la salle de données virtuelle présente plusieurs avantages distincts :

• Sécurité : La VDR offre une sécurité plus robuste que celle des solutions de stockage cloud, avec des protocoles rigoureux pour protéger les données. Du chiffrement avancé, aux filigranes numériques, en passant par une authentification à deux facteurs et des vérifications de l’adresse IP, les mesures de sécurité des VDR sont nombreuses. 
• Communication et collaboration sécurisée : La VDR permet aux entreprises de collaborer conjointement sur des transactions et des partenariats. Elle offre un espace cloud sécurisé où les fichiers peuvent être partagés en toute confiance entre les participants. 
• Suivi : La VDR offre aux administrateurs une surveillance en temps réel de toutes les activités dans la salle. Ainsi, aucune information ne peut être transférée sans leur approbation.

Sécurité par rapport aux salles de données traditionnelles

Les data rooms apportent une flexibilité et une efficacité notables par rapport aux méthodes de stockage traditionnelles. On découvre essentiellement : 

Automatisation

La gestion des données dans les systèmes traditionnels est souvent laborieuse et expose à des risques de sécurité. Les employés doivent physiquement collecter et transférer les informations sous une surveillance rigoureuse. En revanche, les VDR permettent aux utilisateurs de se connecter à la plateforme depuis n’importe où, accéder aux fichiers, les consulter ou les télécharger en quelques clics.

Efficacité

Dans les systèmes papier traditionnels, plusieurs personnes doivent attendre leur tour pour accéder à un document ou créer des copies multiples, entraînant des coûts supplémentaires. Les VDR permettent aux administrateurs de gérer efficacement les accès des utilisateurs en définissant des autorisations spécifiques et de restreindre des actions comme l’impression ou le partage de fichiers.

Communication

Dans les systèmes traditionnels, la gestion des données et la communication sont souvent distinctes. Les data rooms virtuelles, quant à elles, intègrent une vaste gamme d’outils de communication pour faciliter la collaboration, tant interne qu’externe. Elles offrent des outils de questions-réponses en temps réel, des gestionnaires de réunions, des planificateurs d’agendas et des outils pour les appels audios et vidéo.

Tableau de comparaison des fonctionnalités de sécurité

Quels sont les meilleurs data rooms virtuelles ?

Dans ce monde hyperconnecté, il importe de choisir une salle de données virtuelles pour la gestion d’informations sensibles. Les VDR allient des fonctionnalités de sécurité avancées, des interfaces conviviales et des options spécialisées pour assurer la confidentialité et l’intégrité de vos données. En voici quelques-unes :

Ideals

Ideals est réputé pour ses fonctionnalités de sécurité complètes et ses autorisations utilisateur avancées. Axé sur la fourniture d’un environnement sécurisé pour les fusions et acquisitions (M&A) et autres transactions complexes, Ideals offre :

• Huit Niveaux de Permissions Utilisateur : Ideals permet aux administrateurs de configurer jusqu’à 8 niveaux de permissions utilisateur. Cela garantit un contrôle précis sur qui peut voir, éditer ou partager les documents.
• Filigrane Dynamique : Cette fonctionnalité ajoute des filigranes personnalisés à chaque document. Cela décourage le partage non autorisé et permettant de suivre l’accès aux documents.
• Chiffrement Avancé : Les données sont chiffrées à la fois en transit et au repos, utilisant les normes de chiffrement AES-256.
• Visionneuse de Documents Sécurisée : Les utilisateurs peuvent visualiser les documents sans les télécharger, minimisant le risque de distribution non autorisée.

Intralinks 

Intralinks fournit un niveau élevé de sécurité associé à des outils de collaboration sophistiqués. Ses principales fonctionnalités incluent :

• Contrôles d’Accès Granulaires : Intralinks offre des contrôles d’accès détaillés. Cela permet aux administrateurs de définir des permissions spécifiques pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs.
• Suivi d’Activité en Temps Réel : Cette fonctionnalité fournit des rapports détaillés sur l’accès aux documents. Cela aide suivre l’activité des utilisateurs et à détecter les éventuelles violations de sécurité.
• Authentification Multi-Facteurs (MFA) : La MFA est utilisée pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations sensibles.
• Outils de Collaboration Sécurisés : Les outils intégrés pour le partage et la communication sécurisés facilitent une collaboration fluide tout en étant protégée.

Datasite

Datasite se focalise sur l’efficacité et la sécurité dans les transactions à enjeux élevés. Ses principaux atouts comprennent :

• Gestion des Documents Efficace : Datasite propose des outils puissants pour organiser, partager et gérer les documents dans un environnement sécurisé.
• Chiffrement de Niveau Supérieur : Les données sont protégées par un chiffrement de niveau supérieur. Cela assure leur sécurité pendant le transfert et le stockage.
• Fonctionnalités de Collaboration Sécurisée : Intègre des outils de collaboration permettant un partage sécurisé. Le tout en maintenant la confidentialité des informations.

Citrix 

Citrix est reconnu pour sa plateforme sécurisée et ses fonctionnalités de gestion avancées. La plateforme est caractérisée par :

• Chiffrement Avancé : Les documents sont chiffrés avec les standards de sécurité les plus élevés pour protéger les informations sensibles.
• Contrôles d’Accès Détaillés : Permet de définir des permissions précises pour chaque utilisateur. Cela garantit un accès limité aux informations confidentielles.
• Suivi des Activités : Fournit des rapports détaillés sur l’accès aux documents pour aider à surveiller les interactions et détecter les éventuelles menaces.

Securedocs 

Securedocs est apprécié pour sa simplicité d’utilisation tout en offrant des fonctionnalités de sécurité robustes. Ses caractéristiques comprennent :

• Interface Intuitive : Conçu pour être facile à utiliser, ce qui permet une adoption rapide et une gestion efficace des documents.
• Chiffrement des Données : Offre un chiffrement des données de niveau entreprise pour garantir la protection des informations sensibles.
• Contrôles de Permission Flexibles : Permet aux administrateurs de définir des niveaux d’accès spécifiques et de contrôler la manière dont les documents sont partagés.

Chacun de ces prestataires offre des solutions adaptées aux besoins variés des entreprises en matière de confidentialités des données 

Conclusion

Ce guide vous permet de vous initier sur les data rooms et vous aide à faire le bon choix des plateformes y relatives. Voici un résumé des points abordés : 

• En tant que plateformes en ligne ultra-sécurisées, les salles de données virtuelles permettent de protéger tous vos documents top secret et informations stratégiques. 
• Les VDR offrent des fonctionnalités de sécurité avancées, notamment le chiffrement des fichiers, les contrôles d’accès granulaires, les outils de suivi des utilisateurs, et le marquage dynamique des documents.
• Les principales solutions de sécurité des VDR incluent des certificats de conformité (ISO 27001, SOC 2, SOC 3), la sécurité de l’infrastructure (physique et logique), des contrôles d’accès renforcés (authentification multifactorielle, permissions granulaires), et des mesures de sécurité pour les documents internes (chiffrement, restrictions de partage, marquage dynamique).
• Les VDR surpassent le stockage cloud et les salles de données traditionnelles en termes de sécurité, de communication, de collaboration, de suivi des activités, et d’efficacité, tout en offrant une flexibilité accrue et une automatisation des processus.
• Comparaison des fonctionnalités de sécurité : Les VDR offrent des niveaux de cryptage élevés, une authentification multifactorielle, des permissions granulaires, un suivi des accès, et un marquage dynamique des documents, tandis que le stockage cloud et les salles de données traditionnelles ont des capacités de sécurité plus limitées.
• Parmi les meilleurs fournisseurs de VDR on découvre : Ideals, Intralinks, Datasite, Citrix et Securedocs. Chacun offrant des fonctionnalités spécifiques adaptées aux besoins de sécurité des entreprises.