À l’heure du tout numérique, il est essentiel de préserver et de protéger efficacement et en toute sécurité les informations sensibles des entreprises. Cela est d’autant plus important lors de transactions complexes telles que les fusions et acquisitions (M&A) et les opérations de due diligence.
Les data rooms virtuelles (VDR) sont apparues dans le secteur des technologies de l’information comme une solution viable à cette préoccupation majeure. Cependant, face aux cybermenaces auxquelles ces plateformes sont confrontées, beaucoup se posent une question tout à fait légitime : les salles de données virtuelles peuvent-elles être piratées ? Vos transactions financières complexes sont-elles vraiment à l’abri de telles attaques ? Lisez la suite pour en savoir plus.
Qu’est-ce qu’une data room virtuelle ?
Une salle de données virtuelle (communément abrégée en VDR et parfois appelée « data room » ou encore datarooms) est un lieu de stockage en ligne sécurisé pour les documents ou informations confidentiels. Elle est idéale pour protéger des données telles que des informations confidentielles, des transactions et des dossiers financiers, la propriété intellectuelle et d’autres fichiers importants.
Le marché des data rooms virtuelles est en pleine expansion dans le monde entier et devrait croître de 15,7 % entre 2023 et 2031, selon Theinsightpartners. Les organisations utilisent ces plateformes dans leurs activités quotidiennes lorsqu’elles doivent partager de grandes quantités de données ou de documents confidentiels avec différentes parties. Leur sécurité, commodité, facilité de mise en œuvre et faible coût expliquent pourquoi les entreprises se tournent vers ces centres de données virtuels.
VDR ou stockage en cloud : quelle est la meilleure option en termes de sécurité des données ?
Le stockage Cloud et les data rooms offrent aux utilisateurs un dépôt exclusif pour le stockage d’informations importantes et sensibles, loin des solutions habituelles de stockage sur site. Cependant, le niveau de sécurité de ces deux options est nettement différent.
La salle de données virtuelle est plus sûre que les solutions de stockage en nuage grand public telles que Google Drive et Dropbox. En effet, elle comporte de nombreux protocoles de sécurité visant à garantir la protection des informations contre les pirates informatiques dans le Cloud. C’est la principale raison pour laquelle les data rooms virtuelles sont particulièrement adaptées au stockage et au partage de données professionnelles confidentielles.
En revanche, le stockage en nuage à accès général a connu de nombreuses failles de sécurité. En 2012, la célèbre société Dropbox a été piratée. Les adresses électroniques et les mots de passe de plus de 68 millions d’utilisateurs ont été divulgués sur Internet. De plus, en 2014, plusieurs comptes iCloud de dizaines de célébrités ont été piratés, et une quantité considérable de photos privées a déjà été divulguée.
Risques liés à la négligence de la sécurité des documents
Donner la priorité à la sécurité des documents sensibles des entreprises revêt une importance capitale dans un environnement numérique qui ne cesse d’évoluer. Cependant, on constate que beaucoup de sociétés négligent l’aspect sécuritaire de leurs données. Cela peut entraîner des conséquences désastreuses.
Dans cette optique, nous avons dressé une liste de 6 conséquences d’un manque de protection des données dans les entreprises :
- Fuite de données : L’accès par des tiers à des données relatives aux clients, aux plans d’affaires, aux stratégies, aux projets, aux contrats, entre autres, entraîne des dommages financiers et d’image et peut compromettre l’ensemble de la structure de l’organisation.
- Perte de confiance : En cas de violation des données confidentielles d’une entreprise, les clients sont affectés, ce qui entraîne une perte de confiance et, souvent, la perte du client lui-même.
- Procédures judiciaires : Les demandes d’indemnisation en cas de fuite de données personnelles détenues par l’entreprise, surtout s’il existe des preuves, causeront un préjudice financier et d’image à cette dernière.
- Préjudice d’image : Comme nous l’avons déjà mentionné, l’image de l’organisation sur le marché s’en trouvera gravement affectée, car elle perdra sa crédibilité auprès du public. Cela affectera les affaires existantes et futures.
- Détournement de données : Forme de plus en plus courante d’extorsion, le détournement de données survient lorsque des pirates s’introduisent dans une entreprise pour voler des informations et demander une rançon.
- Perte financière : Dans un premier temps, l’entreprise devra payer la récupération des données, qui coûtera beaucoup plus cher que leur protection. Les dommages s’étendent ensuite à la perte de clients et de contrats.
Analyse des salles de données virtuelles : Qu’est-ce qui les rend sûres ?
Alors, les salles de données virtuelles peuvent-elles être piratées ? Plusieurs caractéristiques clés rendent les VDR si sûres et diminuent significativement le risque de piratage. Voici un aperçu de ces fonctionnalités :
Contrôles d’accès
Les VDR permettent aux entreprises de définir des contrôles d’accès granulaires pour les utilisateurs, les groupes et les rôles. De nos jours, les fournisseurs les plus performants de data rooms virtuelles intègrent de nombreuses fonctions de sécurité d’accès pour un contrôle totale des salles par les administrateurs.
Parmi ces fonctionnalités, citons l’authentification à deux facteurs (ou 2FA), la limitation selon l’adresse IP et les plages horaires, ainsi que la journalisation et le suivi de toutes les connexions. Même si vous vous posez la question de savoir si les salles de données virtuelles peuvent-elles être piratées, certains services tels que iDeals proposent une fonction d’usurpation d’identité pour la sécurité de l’utilisateur.
Recommandations de fournisseurs :
Conformité
Les certifications de conformité jouent également un rôle essentiel dans la sécurité des data rooms virtuelles. Il est impératif que les VDR respectent des normes de sécurité rigoureuses comme ISO 27001, SOC 2 et le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
Le fait de découvrir que ces plateformes disposent de ces certifications garantit qu’elles respectent des normes strictes en matière de sécurité de vos données et de confidentialité de vos informations personnelles. Cela élimine le besoin de savoir si les salles de données virtuelles peuvent-elles être piratées.
Chiffrement des données à plusieurs niveaux
Pour protéger les informations sensibles stockées dans les data rooms virtuelles, il est essentiel d’utiliser un cryptage des données à plusieurs niveaux. Toutes les étapes du processus garantissent que les données sont cryptées, de la transmission au stockage.
De cette façon, le cryptage permet d’éviter que les informations ne soient interceptées ou lues par des personnes non autorisées. Cette fonction ajoute une couche supplémentaire de protection contre les cyberattaques.
Autorisations et droits d’accès aux documents
Les administrateurs peuvent contrôler exactement qui peut consulter, modifier ou partager un fichier spécifique grâce à des autorisations et des droits d’accès granulaires aux documents. Inutile donc de se poser la question de savoir si les salles de données virtuelles peuvent-elles être piratées.
En effet, en personnalisant les autorisations pour chaque utilisateur ou groupe, seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents sensibles.
Journaux d’audit
Les actions effectuées par les utilisateurs dans les data rooms virtuelles sont enregistrées dans des journaux d’audit. Cela permet une traçabilité complète des activités telles que les téléchargements, uploads, modifications et toute tentative d’accès.
Les administrateurs peuvent ainsi surveiller l’accès en direct aux documents et intervenir rapidement en cas de comportement suspect.
Filigrane dynamique
Chaque document consulté ou téléchargé est recouvert d’informations sensibles supplémentaires, telles que le nom de l’utilisateur ou l’heure d’accès, grâce au filigrane dynamique.
Cette fonctionnalité constitue un niveau de sécurité supplémentaire. Le suivi des fichiers individuels dissuade les utilisateurs de partager des documents de manière inappropriée.
Visionneuses sécurisées de tableurs et options d’affichage hachuré
Voici des fonctionnalités qui répondent amplement à la question de savoir si les salles de données virtuelles peuvent-elles être piratées. Les visionneuses sécurisées de tableurs limitent la capacité des utilisateurs à interagir avec les documents. Il se charge de télécharger, déchiffrer, filigraner et restituer les documents au format Excel sécurisé d’origine, et non pas au format PDF, dans n’importe quel navigateur web.
Une façon de renforcer la sécurité est d’utiliser la fonctionnalité d’affichage hachuré. L’activation de cette fonction crée une barrière numérique sur le fichier. Ainsi, seules certaines parties du document sont visibles, ce qui permet de protéger les informations sensibles et les données personnelles.
Accords de confidentialité
Les administrateurs peuvent s’assurer que tous les utilisateurs respectent légalement la confidentialité des informations auxquelles ils accèdent en incluant des accords de non-divulgation (NDA) dans les data rooms virtuelles.
Avant qu’un utilisateur puisse accéder à la salle, ces accords peuvent être signés électroniquement.
Suppression et effacement à distance
Certains VDR offrent aux administrateurs la possibilité de « détruire à distance » les documents. La possibilité de supprimer des fichiers à distance est cruciale en cas de perte d’un appareil ou de violation de données.
En supprimant à distance tous les fichiers stockés sur l’appareil compromis, les administrateurs s’assurent que les informations sensibles ne tombent pas entre de mauvaises mains.
Gestion des clés de chiffrement par le client
Il s’agit de codes ou de mots de passe uniques que l’on peut utiliser pour crypter et décrypter les données. Il est possible d’utiliser des clés de chiffrement gérées par le client avec certains VDR.
En d’autres termes, l’accès aux clés de cryptage est contrôlé par l’utilisateur, et non par le fournisseur de data rooms virtuelles. La sécurité est donc renforcée, puisque seuls les clients peuvent décoder les informations.
Quelques conseils pour éviter les fuites de données
Pour éviter les fuites de données, les entreprises doivent agir contre vents et marées. Il est donc essentiel de prendre certaines mesures hormis l’utilisation de VDR pour renforcer la sécurité de votre système.
Gestion des risques liés aux tiers
Le risque lié aux tiers est l’une des principales sources de vulnérabilité dans les transactions commerciales. Vérifiez qu’ils se conforment tous à des normes de sécurité rigoureuses. Soumettez leurs pratiques de sécurité à des vérifications exhaustives et assurez-vous qu’ils adoptent également des solutions sécuritaires.
Une fois utilisées, videz les data rooms virtuelles
Après l’achèvement d’une transaction, il est recommandé de supprimer toutes les données sensibles qui ne sont plus nécessaires de la VDR. Cela restreint la quantité d’informations accessibles en cas de violation de la salle des données. Utilisez les fonctionnalités de suppression à distance.
Quels sont les fournisseurs de salles de données virtuelles les plus sécurisés ?
Vous vous demandez encore si les salles de données virtuelles peuvent-elles être piratées ? Le concept général et les normes de sécurité des différents fournisseurs de data rooms virtuelles peuvent être similaires. Cependant, certaines plateformes ont des fonctionnalités plus avancées que d’autres.
iDeals
Largement reconnue comme la meilleure solution data rooms virtuelles du secteur, cette entreprise a été fondée en 2008 et compte aujourd’hui plus d’un million d’utilisateurs dans le monde. Elle offre des data rooms virtuelles vraiment polyvalentes et faciles à utiliser qui conviennent à toutes les entreprises et à tous les secteurs d’activité.
Voici quelques fonctionnalités qui renforcent la sécurité de ces salles et les rendent impossibles à pirater :
- Pistes d’audit détaillées
- Filigrane dynamique
- Rédaction intégrée
- Clés de chiffrement gérées par le client
- Effacement à distance
- Cryptage SSL 256 bits
- Expiration de l’accès de l’utilisateur
Intralinks
Si vous recherchez toujours un nom réputé, les data rooms virtuelles d’Intralinks devraient être votre choix. En général, il s’agit d’une salle de données décente qui vous fournira toutes les fonctionnalités de base dont vous avez besoin. Intralinks se positionne comme un service haut de gamme et convient mieux aux grandes entreprises et aux groupes.
Les services d’Intralinks offrent un certain nombre d’avantages :
- Analyse de documents assistée par l’IA
- Traitement assisté par l’IA pour protéger les documents sensibles
- Outils de conformité automatisés pour suivre et conserver l’historique des documents
- Effacement à distance
- Authentification à deux facteurs
DFin
Le logiciel Venue de Donnelley Financial Solutions (DFIN) est une des solutions les plus modernes et les plus performantes. Les data rooms innovantes de Venue utilisent des outils avancés pour protéger les informations critiques des utilisateurs, favoriser une collaboration efficace et faciliter tous les types de transactions.
Voici quelques-unes des fonctionnalités qui distinguent ce fournisseur :
- Cryptage 256 bits
- Conformité réglementaire aux normes SOC 2
- Rédaction instantanée
- Contrôle d’accès précis
- Clés de chiffrement gérées par le client
Ce qu’il faut savoir sur la sécurité des salles de données virtuelles
- Les salles de données virtuelles (VDR) sont utilisées pour sécuriser le stockage en ligne des documents confidentiels, particulièrement lors des transactions commerciales.
- En raison de protocoles de sécurité avancés, les VDR offrent une meilleure protection que les solutions grand public de stockage en cloud. Cela les rend plus appropriées pour la conservation des informations professionnelles confidentielles.
- Afin de réduire le risque de piratage, les VDR sont dotées d’un ensemble complet de mesures de sécurité. Cela inclut des contrôles d’accès avancés, le cryptage des données ainsi que la tenue régulière de journaux d’audit.
- iDeals, Intralinks et DFIN sont parmi les prestataires de data rooms virtuelles qui offrent le plus haut niveau de sécurité.
- Visitez notre page d’accueil afin de découvrir davantage de fournisseurs VDR et obtenir un aperçu des protocoles de sécurité avancés qu’ils utilisent.