Avec l’augmentation constante du nombre de cyber-attaques, de plus en plus d’entreprises sont confrontées au problème de trouver des solutions sûres et peu coûteuses pour stocker leurs données confidentielles. Avant l’avènement de la technologie, les organisations de tous les secteurs avaient recours à des salles de données physiques dans un certain nombre de contextes, notamment les fusions et acquisitions, les processus de diligence raisonnable, les transactions juridiques, etc.
Si vous avez toujours voulu savoir comment fonctionnent ces salles de données traditionnelles, vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous nous pencherons sur ces data rooms, tout en les comparant à leurs homologues virtuels. Vous découvrirez également les meilleures salles de données virtuelles pour gérer l’ensemble de vos données en un seul endroit.
Qu’est-ce qu’une salle de données physique ?
Une salle de données physique est une infrastructure physique qui sert à stocker et à protéger les documents sensibles auprès de tiers spécifiques, réduisant ainsi le risque d’exposition non autorisée d’informations confidentielles. Traditionnellement, la physical data room est utilisée pour sécuriser les transactions financières et juridiques, les introductions en bourse ou les procédures dans le secteur de l’immobilier.
Afin de garantir la sécurité des documents, les fournisseurs de data rooms ont recours à des mesures de sécurité physique, à des gardiens et à une surveillance rapprochée. Les salles de données traditionnelles sont généralement situées au siège du fournisseur, dans des bureaux juridiques ou dans des locaux sécurisés tels que des banques.
Certaines entreprises sont spécialisées dans la fourniture de ces services, dont voici deux exemples :
- Iron Mountain : Il s’agit d’une société internationale de gestion de l’information qui soutient les organisations dans le stockage, la protection et la préservation de leurs informations. Depuis 1951, elle propose une large gamme de services, notamment la gestion des dossiers, la protection des données, la gestion des documents et le déchiquetage sécurisé.
- Shred-it : Cette société de sécurité informatique de premier plan est spécialisée dans les services de destruction d’informations. Grâce à ses installations, elle garantit la sécurité et l’intégrité des informations confidentielles de ses clients.
Qu’est-ce qu’une data room virtuelle ?
Le concept de salle de données virtuelle (VDR pour virtual data room) a été introduit pour répondre aux besoins du marché actuel. Au lieu de stocker les informations confidentielles dans un lieu physique, la salle de données fonctionne en ligne. Avec une connexion internet et l’autorisation de l’utilisateur, il est possible d’accéder instantanément à la salle de données.
Ces plateformes en ligne sont devenues une partie intégrante du processus de due diligence pour des événements importants. Parmi ceux-ci, citons les marchés publics, les transactions juridiques, les levées de fonds et les audits. Cela s’explique par le fait qu’elles offrent un environnement numérique hautement sécurisé pour l’analyse d’informations confidentielles.
Certains fournisseurs de data rooms virtuelles se distinguent et occupent une place de premier plan dans ce domaine :
- iDeals
- Intralinks
- Datasite
Évolution d’une PDR vers une VDR
Les salles de données ont parcouru un long chemin avant d’être remplacées par leurs homologues virtuels. Les toutes premières salles de données étaient des espaces physiques où étaient stockés des fichiers et où l’accès aux réunions était strictement contrôlé.
Avec l’arrivée des systèmes d’archivage numérique et des premiers ordinateurs dans les années 1980, un tournant décisif s’est opéré. Certes, ils ont remplacé la première forme de stockage physique, mais il n’était toujours pas possible d’accéder aux documents à distance ou de travailler avec eux.
Dans les années 1990, les systèmes de stockage numérique avec accès local ont suscité l’intérêt des entreprises. Cependant, la véritable révolution a eu lieu au début du 21e siècle avec l’avènement de l’internet. Ce fut le début de la création de data rooms virtuelles avec accès à distance aux archives.
Depuis lors, les fournisseurs de virtual data room ont ajouté de nouvelles fonctionnalités afin de renforcer davantage leurs performances et de faire face à la demande accrue en matière de gestion efficace, sécurisée et durable des documents.
Pourquoi les entreprises préfèrent-elles une VDR à une salle de données physique ?
L’utilisation croissante des salles de données virtuelles dans de nombreux secteurs stimule le marché. Il devrait croître à un taux de croissance annuel moyen de 15,12 % entre 2024 et 2029. Il y a plusieurs raisons à cela, et nous vous invitons à consulter le tableau suivant.
| Critères de comparaison | Salle de données physique | Data rooms virtuelles |
| Sécurité | ✅Des mesures de sécurité physique (portes verrouillées, personnel de sécurité, caméras de surveillance ou présence d’un avocat) sont utilisées ✅Malheureusement, ces mesures peuvent aussi être vulnérables à des violations ou à des accès non autorisés | ✅Utilisation d’une multitude de fonctionnalités avancées, telles que le cryptage, les contrôles d’accès, l’authentification à deux facteurs, les filigranes et le suivi des activités. ✅Grâce à ces fonctions, le niveau de sécurité et de contrôle des personnes autorisées est plus élevé. |
| Coût | ✅Implique un investissement financier important en termes de loyer, d’entretien, de maintenance et de sécurité | ✅Implique uniquement un abonnement ou des frais d’utilisation ✅Élimine les coûts d’infrastructure physique |
| Commodité et flexibilité | ✅Nécessite plus de temps et d’efforts pour gérer et organiser physiquement les documents | ✅Une plus grande commodité en termes d’organisation des documents, de recherche et de facilité d’utilisation |
| Conformité | ✅Des mesures de sécurité physique sont nécessaires (caméras de surveillance, personnel de sécurité, etc.) ✅Les procédures pour traiter et vérifier des documents peuvent être complexes et prendre du temps | ✅Les fonctions de conformité sont automatiquement intégrées au logiciel. ✅Comprend des outils comme le traitement sécurisé des documents, les pistes d’audit et la conformité réglementaire |
| Gestion des documents et collaboration | ✅Elle peut être chronophage et moins efficace ✅Difficulté à trouver et à organiser les documents ✅Limites pendant la phase d’examen ✅La collaboration entre les parties peut être compliquée | ✅Organisation efficace des documents, indexation et recherches avancées ✅Collaboration en temps réel pour une mise à jour en live entre les utilisateurs autorisés ✅Possibilité de commenter, d’annoter et de communiquer au sein de la plateforme |
| Sauvegarde des données | ✅Limité à des solutions de sauvegarde physique | ✅Utilise des stratégies de sauvegarde avancées pour la protection des données stockées et la restauration rapide en cas de perturbations |
| Évolutivité | ✅Capacité d’évolution limitée en raison des contraintes d’espace et des défis logistiques | ✅Possibilité de s’adapter facilement à une augmentation des volumes de données et du nombre d’utilisateurs |
Quelques cas d’utilisation des salles de données virtuelles et physiques
Que vous optiez pour un environnement physique ou virtuel, les data rooms permettent à votre organisation de fonctionner de manière plus efficace et plus sûre. Cependant, l’usage que vous en ferez dépendra du type de salle de données auquel vous aurez recours.
Dans quel cas utiliser une physical data room ?
Bien que rares, les data rooms physiques connaissent encore un certain succès en raison des avantages qu’elles offrent. Elles sont particulièrement utiles lorsque la gestion des documents, la sécurité de l’information et le contrôle d’accès doivent être effectués physiquement.
1. Besoin d’une sécurité physique maximale
Les data rooms physiques sont d’une grande utilité dans les situations où une sécurité physique maximale est requise. C’est notamment le cas lorsqu’une organisation doit gérer des informations très sensibles de nature militaire ou gouvernementale. Dans de telles situations, une surveillance étroite et des restrictions d’accès peuvent être mises en place.
Pour être plus précis, les cas d’utilisation peuvent inclure les contrats de défense gouvernementaux, les opérations de sécurité nationale, les projets de recherche confidentiels dans des secteurs sensibles comme le nucléaire.
2. Absence d’accès fiable à l’internet
Les salles de données physiques éliminent évidemment la nécessité d’une infrastructure numérique. La composante physique est le seul paramètre permettant de garantir la protection des documents. Par conséquent, les situations qui ne dépendent pas ou peu de l’accès à l’internet peuvent nécessiter une data room physique.
Par exemple, une salle de données physique peut être essentielle pour des sites miniers, des bases scientifiques isolées, ou encore pour des missions humanitaires dans des zones reculées.
Dans quel cas utiliser une salle de données virtuelle
Dans de nombreux secteurs, les salles de données sont un élément indispensable au traitement d’informations sensibles, garantissant sécurité et efficacité. Voyons quelques exemples d’utilisation des salles de données virtuelles.
1. Les fusions et acquisitions et tous les types de transactions essentiellement
Les transactions financières complexes, par exemple dans le cadre de fusions et d’acquisitions et de la procédure de due diligence, requièrent l’utilisation de data rooms virtuelles. En effet, ces salles sont dotées de fonctionnalités avancées qui permettent de partager et d’examiner de grands volumes de données rapidement et en toute sécurité.
2. Les transactions internationales
Peu importe le nombre de documents et de parties impliquées, les data rooms virtuelles facilitent la collaboration avec d’autres acteurs dans le cadre de projets communs. De nombreuses organisations utilisent ces solutions pour des transactions internationales, des joint-ventures internationales, des fusions et acquisitions mondiales, etc.
3. Gérer de grands volumes de documents
Grâce aux fonctionnalités offertes par les fournisseurs de virtual data, telles que les vues personnalisées, les capacités de recherche avancée et les mises à jour en temps réel, les chefs d’entreprise ont plus de facilité à gérer d’importants volumes de données, ce qui limite le risque d’erreur. Ainsi, elles sont utiles pour les audits financiers à grande échelle, les levées de fonds pour les start-ups ou les entreprises établies, les introductions en bourse ou les procédures judiciaires.
Salles de données : nos 3 meilleurs choix
Comme vous pouvez le constater, les data rooms virtuelles offrent de nombreux avantages aux entreprises à la recherche d’un environnement sécurisé et d’une collaboration efficace. Bien qu’il existe de nombreux acteurs sur le marché, certains se distinguent. Voici les 3 meilleures solutions en ligne pour vos besoins en matière de protection des données.
Ideals
Ideals est un leader mondial en matière de VDR. Ce fournisseur propose un produit très polyvalent, dont les certifications de sécurité de haut niveau confirment qu’il peut fonctionner dans un large éventail de secteurs, y compris la biotechnologie. En outre,Ideals est spécialisé dans le traitement de nombreux types de transactions complexes, y compris les fusions et acquisitions, mais aussi les introductions en bourse, les faillites et les restructurations.
Intralinks
Intralinks est depuis longtemps considéré comme l’un des meilleurs fournisseurs de VDR pour la qualité de ses services et de ses fonctionnalités. La sécurité des données est une priorité absolue, et les droits de transfert et d’accès aux données sont définis pour tous les utilisateurs. Le programme utilise activement les capacités de l’IA pour automatiser, simplifier et accélérer de nombreux processus commerciaux. Enfin, le système est doté d’une interface conviviale qui le rend facile à utiliser.
Datasite
Datasite se distingue par sa facilité de gestion, ce qui permet de l’intégrer rapidement à votre système habituel pour accroître la productivité. Le fournisseur propose à ses clients des tableaux de bord complets et une fonction de reporting qui permet de suivre les actions des autres utilisateurs. Pour protéger votre documentation, vous pouvez ajouter des filigranes ou restreindre l’accès à un fichier sur un appareil spécifique. Vous pouvez également supprimer l’accès à distance.
Que retenir des salles de données physiques et virtuelles ?
- Les salles de données physiques ont longtemps été l’outil essentiel pour protéger les données les plus sensibles dans une infrastructure physique. Les salles de données virtuelles, quant à elles, permettent de stocker et d’organiser les données dans un environnement virtuel.
- Les data room virtuelles ont évolué pour répondre à des besoins que le stockage physique ne pouvait plus satisfaire. Il s’agit notamment de la nécessité d’une meilleure collaboration, d’une efficacité accrue, d’une réduction des coûts et d’une sécurité renforcée.
- Si les VDR présentent plus d’avantages que les salles de données traditionnelles, leur utilisation dépend du type de data room employé.
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